Audyt abonamentów i opłat cyklicznych

Audyt abonamentów zestawia cykliczne opłaty z uzgodnionym pakietem, liczbą usług i datami ich obowiązywania. Obejmuje rozliczenia telekomunikacyjne, subskrypcje i inne usługi wskazane w zakresie współpracy. Najpierw trzeba ustalić, za jakie jednostki firma miała płacić w danym okresie.

Zamów bezpłatną ocenę

Typowe nieprawidłowości

Opłaty cykliczne płyną automatycznie, a umowy przedłużają się same. Bez okresowego przeglądu płacisz za usługi, z których nikt już nie korzysta.

Licencje dla byłych pracowników

Konta w systemach i narzędziach SaaS nadal opłacane po odejściu pracownika lub zakończeniu projektu.

Automatyczne przedłużenie drożej

Umowa przedłużyła się na kolejny okres w cenie wyższej niż uzgodniona albo bez rabatu z pierwszego okresu.

Cena po promocji

Po okresie promocyjnym naliczana jest stawka wyższa, niż przewiduje umowa lub cennik.

Usługi dodane bez zamówienia

Pakiety, opcje i usługi dodatkowe w telekomunikacji lub oprogramowaniu aktywowane bez zgody firmy.

Nieużywane numery i karty SIM

Abonamenty na numery, łącza i urządzenia, których nikt nie używa od miesięcy.

Dublujące się subskrypcje

To samo narzędzie kupione osobno przez kilka działów, zamiast jednej umowy firmowej.

Co obejmuje weryfikacja?

Każdą pozycję odnosimy do właściwych danych i warunków. Brak informacji oznaczamy w wyniku.

Liczba usług

Porównanie naliczonych numerów, kont, licencji lub pakietów z uzgodnioną podstawą rozliczenia. Rozróżniamy usługi zamówione od faktycznie używanych.

Daty aktywacji i zakończenia

Weryfikacja, czy okres opłaty odpowiada dokumentom aktywacji, zmian lub zakończenia. Sposób rozliczania części miesiąca wynika z warunków usługi.

Pakiet i cena

Porównanie ceny z właściwą wersją umowy, rabatem i pakietem. Kontrola obejmuje także pozycje dodatkowe, o ile dostępna jest podstawa ich naliczenia.

Więcej kont na fakturze niż w uzgodnieniu

W fikcyjnym przykładzie umowa przewiduje 20 kont po 30 zł netto miesięcznie, a faktura obejmuje 24 konta. Różnica wynosi 120 zł netto. Przed oceną trzeba sprawdzić dodatkowe zamówienia, daty aktywacji i zasady naliczania opłaty za część okresu.

Przykład fikcyjny. Nie przedstawia wyniku klienta ani gwarantowanego odzysku.

Konta w uzgodnieniu: 20
Konta na fakturze: 24
Różnica do sprawdzenia: 120,00 zł netto

Dokumenty do tego audytu

Na początek wystarczy opis sytuacji. Pliki przekazujesz dopiero po podpisaniu NDA i uzgodnieniu kanału udostępnienia.

Jak przygotować dane do analizy

Umowy, zamówienia i potwierdzenia zmian pakietów.
Faktury i szczegółowe rozliczenia usług cyklicznych.
Wykaz numerów, kont lub licencji oraz dat ich aktywacji.
Potwierdzenia zakończenia usług i historia korekt.

Co powinien pokazywać wynik?

Dokumentacja powinna wiązać każdą opłatę z usługą, okresem i ceną. Rozdzielamy błędne naliczenie od kosztu prawidłowo zamówionej, ale niewykorzystywanej usługi. Ten drugi przypadek może być tematem późniejszej decyzji o zmianie zakresu, a nie historyczną nadpłatą.

Pracujemy w modelu success fee: wynagrodzenie to uzgodniony procent od kwot faktycznie zwróconych lub skorygowanych przez dostawcę. Jeśli nic nie zostanie odzyskane, nie płacisz za audyt.

Zobacz przykładowy raport

Pytania o ten audyt

Czy nieużywana licencja oznacza nadpłatę?

Nie zawsze. Jeśli była prawidłowo zamówiona i umowa przewiduje opłatę, brak używania sam w sobie nie dowodzi błędu. Sprawdzamy zgodność naliczenia z warunkami, a wykorzystanie usługi można omówić osobno.

Czy audyt obejmuje tylko telefony?

Nie. Zakres może obejmować telekomunikację, subskrypcje i inne usługi cykliczne, jeśli dokumenty pozwalają odtworzyć podstawę rozliczenia. Dostawców i typy usług uzgadniamy na początku.

Zacznij od bezpłatnej oceny.

Opisz dostawców i okres, który chcesz sprawdzić. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego.