Jak przygotować dane do audytu rozliczeń?
Do audytu potrzebne są trzy rodzaje informacji: co naliczono, jakie warunki obowiązywały i jakie zdarzenia stanowiły podstawę rozliczenia. Najpierw wybierz obszar, dostawcę i okres. Potem sprawdź, czy dokumenty można ze sobą powiązać.
Zacznij od jednego zakresu
Przygotuj nazwę dostawcy, rodzaj rozliczenia i okres, który chcesz sprawdzić. Opisz też powód: wzrost dopłat, powtórzona płatność, nierozliczony bonus czy niejasna opłata. Nie musisz od razu kompletować wszystkich danych firmy.
Ograniczony zakres ułatwia ocenę jakości dokumentów. Jeżeli dla wybranego okresu brakuje cennika lub historii korekt, wiadomo, co trzeba uzupełnić, zanim analiza obejmie kolejne miesiące.
Połącz trzy źródła informacji
| Źródło | Co wyjaśnia | Co warto sprawdzić |
|---|---|---|
| Faktury i płatności | Co naliczono lub zapłacono | Numery, daty, walutę, kwoty i korekty |
| Umowy i cenniki | Jakie warunki obowiązywały | Wersję, daty, progi, rabaty i wyjątki |
| Dane źródłowe | Jakie zdarzenie rozliczono | Przesyłkę, obrót, odczyt, harmonogram lub usługę |
Zachowaj identyfikatory i historię korekt
Numer faktury, identyfikator przesyłki, punktu poboru lub umowy pomaga połączyć rekordy. Nie zastępuj tych wartości samym opisem. W audycie płatności ważny jest również identyfikator przelewu i informacja, które dokumenty obejmował.
Uwzględnij korekty, zwroty i potrącenia. Dwie podobne pozycje mogą być duplikatem, ale mogą też przedstawiać prawidłowy dokument pierwotny i jego korektę. Bez historii łatwo wyciągnąć błędny wniosek.
Nie mieszaj walut, jednostek i wersji warunków
Kwotę netto porównuj z kwotą netto, a brutto z brutto. Zapisz walutę i jednostkę. Cena za kWh, cena za MWh i opłata stała nie są bezpośrednio porównywalne bez określenia podstawy. Podobnie rata z aktualnego harmonogramu nie powinna być porównywana ze starą wersją, jeśli warunki uległy zmianie.
Jakie dokumenty przygotować dla konkretnego obszaru?
Każdy obszar ma inną podstawę kontroli. W audycie rabatów potrzebny jest obrót i warunki bonusu; w audycie kurierskim — specyfikacja przesyłek. Szczegółowe listy znajdziesz na podstronach:
Najpierw uzgodnij sposób przekazania
Wstępne zapytanie powinno opisywać sytuację bez dokumentów i danych osobowych. Uzgodnij zakres, poufność i kanał przekazania, zanim udostępnisz pliki. Zachowaj oryginały; ewentualny eksport lub ograniczenie danych przygotuj zgodnie z ustaleniami.
Formularz na stronie służy tylko do krótkiego opisu sytuacji. Nie przesyłaj przez niego faktur ani danych odbiorców przesyłek — przekażesz je po podpisaniu NDA.
Co jeśli dokumenty są niekompletne?
Brak danych nie jest dowodem nadpłaty. Wynik może wskazywać potrzebę uzupełnienia informacji albo ograniczenia zakresu. Nie warto zastępować brakującego cennika lub odczytu zgadywaną wartością.