Podwójna płatność
Ta sama faktura opłacona dwa razy — np. z oryginału i duplikatu, z KSeF i z poczty albo po zmianie numeru rachunku dostawcy.
Audyt faktur i płatności dostawców
Audyt faktur i płatności zestawia dokumenty zakupowe, przelewy i korekty w jednej historii rozliczenia. Pozwala sprawdzić, czy firma zapłaciła właściwą kwotę i czy późniejsze zmiany zostały uwzględnione. Sama zgodność numeru faktury nie wystarcza do potwierdzenia błędu.
Zamów bezpłatną ocenęTypowe nieprawidłowości
Setki faktur od dziesiątek dostawców, korekty, płatności zbiorcze i potrącenia. Pojedynczy błąd łatwo przeoczyć, a przy dużym wolumenie zakupów szybko kosztuje.
Nierozliczone korekty
Dostawca wystawił fakturę korygującą, ale kwota nie została potrącona ani zwrócona.
Cena wyższa niż w zamówieniu
Na fakturze cena jednostkowa wyższa niż w umowie, ofercie lub zamówieniu.
Ilość niezgodna z przyjęciem
Zafakturowano więcej towaru lub usług, niż wynika z dokumentu przyjęcia czy protokołu odbioru.
Opłaty dodatkowe bez podstawy
Transport, opakowania, obsługa zamówienia czy opłata logistyczna, których umowa nie przewiduje.
Zapomniane nadpłaty
Salda na plus u dostawców po zwrotach i korektach, których nikt nie odebrał ani nie rozliczył.
Co obejmuje weryfikacja?
Każdą pozycję odnosimy do właściwych danych i warunków. Brak informacji oznaczamy w wyniku.
Powtórzone płatności
Sprawdzenie, czy dwa przelewy dotyczą tego samego zobowiązania. Porównujemy dostawcę, numer dokumentu, walutę, kwotę oraz opis płatności.
Nierozliczone korekty
Powiązanie faktury korygującej z dokumentem źródłowym i historią rozrachunku. Uwzględniamy zwrot, potrącenie lub zaliczenie na kolejną fakturę.
Płatności częściowe i zbiorcze
Rekonstrukcja rozliczenia, gdy jedna faktura została opłacona kilkoma przelewami lub jeden przelew obejmował wiele dokumentów.
Dwa przelewy z tym samym numerem faktury
W historii są dwa przelewy po 1 200 zł za fakturę o wartości 1 200 zł. Powstaje sygnał możliwej nadpłaty. Trzeba jednak sprawdzić, czy drugi przelew nie został cofnięty, zwrócony lub przypisany do innego dokumentu.
Przykład fikcyjny. Nie przedstawia wyniku klienta ani gwarantowanego odzysku.
- Wartość faktury
- 1 200,00 zł
- Suma dwóch przelewów
- 2 400,00 zł
- Różnica do sprawdzenia
- 1 200,00 zł
Dokumenty do tego audytu
Na początek wystarczy opis sytuacji. Pliki przekazujesz dopiero po podpisaniu NDA i uzgodnieniu kanału udostępnienia.
Jak przygotować dane do analizy- Rejestr faktur zakupowych z numerami, datami, walutą i dostawcami.
- Historia płatności z identyfikatorami oraz opisami przelewów.
- Faktury korygujące, rozliczenia potrąceń i dokumenty zwrotów.
- Zestawienie rozrachunków z dostawcą za uzgodniony okres.
Co powinien pokazywać wynik?
Dokumentacja wyniku łączy fakturę, płatności i korekty oraz wyjaśnia saldo. Rozbieżność powinna być możliwa do odtworzenia przez dział finansowy. Dopiero po uwzględnieniu pełnej historii można ustalić, czy pozostaje nadpłata do wyjaśnienia z dostawcą.
Pracujemy w modelu success fee: wynagrodzenie to uzgodniony procent od kwot faktycznie zwróconych lub skorygowanych przez dostawcę. Jeśli nic nie zostanie odzyskane, nie płacisz za audyt.
Zobacz przykładowy raportPytania o ten audyt
Czy dwie faktury z tą samą kwotą są duplikatem?
Nie. Taka sama kwota może występować na wielu prawidłowych fakturach. Potrzebne jest porównanie identyfikatorów dokumentu, dostawcy, okresu i historii płatności.
Czy kontrola uwzględnia korekty i potrącenia?
Tak, jeśli są dostępne w uzgodnionym zestawie dokumentów. Pominięcie korekty lub potrącenia mogłoby zmienić ocenę salda, dlatego kompletność tych danych ma znaczenie.
Zacznij od bezpłatnej oceny.
Opisz dostawców i okres, który chcesz sprawdzić. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego.
Zamów bezpłatną ocenę