Stawka spoza cennika
Po zmianie cennika lub aneksu rabat nie został naliczony, a paczki rozliczono według stawek standardowych.
Audyt faktur kurierskich i kosztów wysyłki
Sprawdzamy, czy kurier liczy Ci zgodnie z umową.
Audyt faktur kurierskich dla sklepów internetowych i firm wysyłkowych. Porównujemy każdą pozycję faktury z Twoim cennikiem i danymi przesyłek — InPost, DPD, DHL, GLS, Poczta Polska, ORLEN Paczka i inni przewoźnicy, także gdy wysyłasz przez Allegro, Apaczkę czy Furgonetkę. Płacisz tylko procent od kwot, które przewoźnik faktycznie zwróci.
Bez odzysku nie płacisz za audyt. Nie jesteśmy powiązani z żadnym przewoźnikiem.
Faktura kontra umowa
Paczka 5 kg, strefa krajowaPrzykład fikcyjny, kwoty netto
Kwota na fakturze28,00 zł
Stawka według umowy22,00 zł
Nadpłata na jednej paczceBłąd w cenniku powtarza się na każdej paczce6,00 zł
Każda pozycja z dowodem.
Reklamacja gotowa do złożeniaZ podstawą w umowie i cenniku
FAKTURA → UMOWA → REKLAMACJA
Bezpłatna wstępna ocenaWynagrodzenie tylko od odzyskanych kwotNDA przed przekazaniem danychBez zmiany przewoźnika i systemu
Gdzie uciekają
pieniądze?
Wybierz rodzaj rozliczeń i zobacz nieprawidłowości, które sprawdzamy w audycie.
Dopłaty po kilka czy kilkadziesiąt złotych pojawiają się w rozliczeniach nawet po kilku tygodniach. Pojedynczo nie opłaca się o nie walczyć, a razem to realne pieniądze. Nie musisz pisać kilkunastu reklamacji dziennie — przygotujemy je za Ciebie.
Dopłaty bez podstawy
Dopłata gabarytowa, paliwowa, za niestandardowy kształt lub korektę adresu — naliczona, choć warunki z umowy nie były spełnione.
Zawyżona waga i wymiary
Przewoźnik przyjął wagę lub gabaryt wyższy niż w danych nadania, a paczka wpadła w droższy próg.
Podwójne obciążenia
Ta sama przesyłka na dwóch fakturach albo dwa razy w jednej specyfikacji — także po korektach i zwrotach.
Usługi, których nie było
Dopłata za podjazd kuriera, który nie przyjechał, ubezpieczenie, SMS czy pobranie naliczone przy przesyłkach, które ich nie wymagały.
Nierozliczone reklamacje
Uznana reklamacja bez korekty na kolejnej fakturze albo zwrot w kwocie niższej niż uznana.
Ustawa daje Ci pieniądze za każdą fakturę zapłaconą po terminie, ale nikt ich nie wypłaci sam. Te pozycje najczęściej przepadają w rejestrach sprzedaży.
Nienaliczona rekompensata
Faktura zapłacona choćby dzień po terminie daje prawo do 40, 70 lub 100 euro — niezależnie od długości opóźnienia. Większość firm nigdy jej nie dolicza.
Odsetki ustawowe zamiast handlowych
Noty odsetkowe liczone według zwykłych odsetek ustawowych za opóźnienie, choć w transakcjach handlowych przysługuje wyższa stopa: referencyjna NBP + 10 punktów procentowych.
Wpłaty częściowe bez odsetek
Klient zapłacił w kilku ratach po terminie, a odsetki od pozostałego salda nie zostały wyliczone.
Krótkie opóźnienia „nieopłacalne” do dochodzenia
Kilka dni spóźnienia daje niewielkie odsetki, ale pełną rekompensatę. Przy setkach faktur rocznie to realna kwota.
Terminy dłuższe niż 60 dni
Termin płatności powyżej 60 dni jest dopuszczalny tylko wyjątkowo, a gdy duża firma płaci małej lub średniej — wcale. Odsetki mogą wtedy należeć się wcześniej.
Roszczenia, które zaraz się przedawnią
Trzyletni termin kończy się z końcem roku kalendarzowego. Faktury z najstarszego roku warto sprawdzić przed 31 grudnia.
Setki faktur od dziesiątek dostawców, korekty, płatności zbiorcze i potrącenia. Pojedynczy błąd łatwo przeoczyć, a przy dużym wolumenie zakupów szybko kosztuje.
Podwójna płatność
Ta sama faktura opłacona dwa razy — np. z oryginału i duplikatu, z KSeF i z poczty albo po zmianie numeru rachunku dostawcy.
Nierozliczone korekty
Dostawca wystawił fakturę korygującą, ale kwota nie została potrącona ani zwrócona.
Cena wyższa niż w zamówieniu
Na fakturze cena jednostkowa wyższa niż w umowie, ofercie lub zamówieniu.
Ilość niezgodna z przyjęciem
Zafakturowano więcej towaru lub usług, niż wynika z dokumentu przyjęcia czy protokołu odbioru.
Opłaty dodatkowe bez podstawy
Transport, opakowania, obsługa zamówienia czy opłata logistyczna, których umowa nie przewiduje.
Zapomniane nadpłaty
Salda na plus u dostawców po zwrotach i korektach, których nikt nie odebrał ani nie rozliczył.
Warunki handlowe są zapisane w umowach i aneksach, ale rozliczenie bonusu zależy od tego, czy ktoś policzy obrót i dopilnuje wypłaty.
Nienaliczony bonus progowy
Obrót przekroczył próg z umowy, a premia nie została rozliczona albo naliczono ją według niższego progu.
Zła podstawa rabatu
Rabat retro policzony od obrotu pomniejszonego o pozycje, których umowa nie wyłącza, albo od niewłaściwego okresu.
Rabat nieuwzględniony w cenie
Rabat zakupowy lub promocyjny z warunków handlowych nie pojawił się na fakturze.
Bonus naliczony, ale niewypłacony
Dostawca potwierdził premię, lecz nie wystawił korekty ani nie skompensował jej z należnościami.
Pominięte zakupy z grupy
Obroty innej spółki, oddziału lub sklepu nie zostały wliczone do podstawy, choć umowa je obejmuje.
Stare warunki po zmianie umowy
Po podpisaniu aneksu dostawca nadal rozlicza bonusy według poprzednich progów i stawek.
Faktura za energię ma kilkanaście składników opłat, a część z nich zależy od taryfy, mocy umownej i odczytów. Błąd w jednym parametrze powtarza się co miesiąc.
Cena niezgodna z umową
Stawka za energię wyższa niż w umowie sprzedaży — np. po przedłużeniu umowy, zmianie cennika lub zakończeniu okresu z ceną stałą.
Odczyty szacunkowe
Rozliczenie według prognozy zamiast rzeczywistego zużycia i brak późniejszej korekty po odczycie.
Nieoptymalna moc umowna
Moc umowna wyższa niż faktycznie potrzebna albo opłaty za jej przekroczenie, których można było uniknąć.
Energia bierna
Opłaty za ponadumowny pobór energii biernej — często sygnał, że kompensacja w zakładzie nie działa prawidłowo.
Niewłaściwa grupa taryfowa
Punkt poboru rozliczany w taryfie, która nie pasuje do profilu zużycia firmy.
Podwójne obciążenia po zmianie sprzedawcy
Ten sam okres i punkt poboru rozliczony przez starego i nowego sprzedawcę albo nienaliczona korekta końcowa.
Umowa leasingu i najmu floty to harmonogram, tabela opłat, ubezpieczenia i rozliczenie końcowe. Każdy z tych elementów może odbiegać od tego, co podpisano.
Rata niezgodna z harmonogramem
Zmiana stopy referencyjnej uwzględniona od złej daty albo rata wyższa niż w obowiązującym harmonogramie.
Opłaty spoza tabeli
Opłaty administracyjne, za zgody, duplikaty czy monity w kwotach wyższych niż w tabeli opłat i prowizji.
Ubezpieczenie po terminie
Składka naliczana po zakończeniu umowy, po wykupie albo mimo przedstawienia własnej polisy.
Przekroczenie limitu kilometrów
Dopłata za przebieg policzona od niewłaściwego stanu licznika lub limitu z umowy.
Obciążenia za szkody przy zwrocie
Koszty napraw wykraczające poza normalne zużycie bez protokołu, zdjęć czy wyceny zgodnej z umową.
Karty paliwowe
Rabat z umowy flotowej nienaliczony albo transakcje, które nie dotyczą pojazdów z floty.
Opłaty cykliczne płyną automatycznie, a umowy przedłużają się same. Bez okresowego przeglądu płacisz za usługi, z których nikt już nie korzysta.
Licencje dla byłych pracowników
Konta w systemach i narzędziach SaaS nadal opłacane po odejściu pracownika lub zakończeniu projektu.
Automatyczne przedłużenie drożej
Umowa przedłużyła się na kolejny okres w cenie wyższej niż uzgodniona albo bez rabatu z pierwszego okresu.
Cena po promocji
Po okresie promocyjnym naliczana jest stawka wyższa, niż przewiduje umowa lub cennik.
Usługi dodane bez zamówienia
Pakiety, opcje i usługi dodatkowe w telekomunikacji lub oprogramowaniu aktywowane bez zgody firmy.
Nieużywane numery i karty SIM
Abonamenty na numery, łącza i urządzenia, których nikt nie używa od miesięcy.
Dublujące się subskrypcje
To samo narzędzie kupione osobno przez kilka działów, zamiast jednej umowy firmowej.
Przykłady typowych rozbieżności. Nie każda różnica okazuje się nadpłatą — dlatego każdą pozycję sprawdzamy z umową i danymi źródłowymi.
Każda złotówka
z dowodem.
Nie wysyłamy przewoźnikowi przypuszczeń. Dla każdej pozycji wskazujemy fakturę, przesyłkę, zapis w umowie i wyliczenie. Dzięki temu reklamacja ma realną szansę na uznanie.
Przykłady są fikcyjne i nie przedstawiają wyników klientów.
Notatka z weryfikacjiDo reklamacji
Cena niezgodna z cennikiem
Pozycja na fakturze: 28,00 zł. Stawka w umowie dla tej usługi i progu wagowego: 22,00 zł.
- Różnica
- 6,00 zł netto
- Podstawa
- Cennik z aneksu + dane przesyłki
- Kolejny krok
- Reklamacja u przewoźnika
Pozycja trafia do raportu z kompletem dowodów i może zostać zgłoszona przewoźnikowi.
Płacisz tylko
za odzyskane pieniądze.
Pracujemy w modelu success fee. Ryzyko, że audyt nic nie znajdzie, jest po naszej stronie.
0 zł
Wstępna ocena
Sprawdzamy próbkę faktur i mówimy, czy pełny audyt ma sens. Bez zobowiązań.
% od odzysku
Audyt i reklamacje
Wynagrodzenie to uzgodniony procent od kwot faktycznie zwróconych lub skorygowanych przez przewoźnika. Wysokość ustalamy w umowie przed startem, zależnie od wolumenu.
0 zł
Brak odzysku
Jeśli przewoźnik niczego nie zwróci ani nie skoryguje, nie płacisz za audyt.
Jak pracujemy?
Od pierwszej rozmowy do zwrotu na koncie. Ty decydujesz, które pozycje zgłaszamy przewoźnikowi.
- 01
Rozmowa i NDA
Ustalamy przewoźników, okres i dostępne dane. Podpisujemy umowę o poufności, zanim przekażesz jakikolwiek plik.
- 02
Analiza faktur
Porównujemy specyfikacje faktur z umową, cennikami, aneksami i danymi nadania — pozycja po pozycji.
- 03
Raport z dowodami
Otrzymujesz listę rozbieżności z podstawą i wyliczeniem. Oddzielamy pewne pozycje od wymagających danych.
- 04
Reklamacje i rozliczenie
Na podstawie pełnomocnictwa składamy reklamacje albo przekazujemy Ci gotowe pisma. Fakturujemy dopiero po zwrocie.
Na reklamację masz ograniczony czas.
Według Prawa pocztowego reklamację można wnieść nie później niż 12 miesięcy od dnia nadania przesyłki (art. 92 ust. 3), a roszczenia o zwrot należności z Prawa przewozowego — co do zasady po roku od zapłaty (art. 77). Umowy i regulaminy przewoźników mogą przewidywać własne, krótsze terminy reklamacji. Im później sprawdzisz faktury, tym większa część nadpłat przepada.
Co przygotować?
Na wstępną ocenę wystarczą faktury ze specyfikacją z jednego miesiąca i aktualny cennik. Pełny komplet uzgadniamy po podpisaniu NDA.
Pobierz listę dokumentówFaktury ze specyfikacjąEksport z panelu przewoźnika (CSV, XLSX lub PDF)
↗Umowa, cenniki i aneksyWersje obowiązujące w badanym okresie
↗Dane przesyłekEksport z systemu sklepu lub integratora wysyłek
↗Kto prowadzi audyt?
[UZUPEŁNIJ: imię i nazwisko]
Audytor rozliczeń kurierskich.
Audyt prowadzi jedna osoba od pierwszej rozmowy do rozliczenia reklamacji. Rozmawiasz z tym, kto analizuje Twoje faktury — bez przekazywania sprawy między działami.
- Podpisujemy NDA przed przekazaniem danych i umowę powierzenia, jeśli pliki zawierają dane osobowe odbiorców.
- Dane wykorzystujemy wyłącznie do audytu i usuwamy po zakończeniu współpracy.
- Nie jesteśmy powiązani z żadnym przewoźnikiem ani brokerem kurierskim.
Pytania przed rozpoczęciem
Ile kosztuje audyt?
Wstępna ocena jest bezpłatna. Za pełny audyt płacisz uzgodniony procent od kwot, które przewoźnik faktycznie zwróci lub skoryguje. Jeśli nic nie zostanie odzyskane, nie płacisz za audyt. Wysokość procentu zapisujemy w umowie przed rozpoczęciem pracy.
Czy audyt gwarantuje zwrot pieniędzy?
Nie. Decyzję o uznaniu reklamacji podejmuje przewoźnik, a wynik zależy od umowy i kompletności danych. Właśnie dlatego wynagrodzenie zależy od faktycznego odzysku, a nie od liczby wykrytych różnic.
Których przewoźników sprawdzacie?
Firmy kurierskie i operatorów pocztowych działających w Polsce, m.in. InPost, DPD, DHL, GLS, Pocztę Polską, ORLEN Paczkę, FedEx i UPS. Możliwość analizy konkretnego formatu faktury potwierdzamy podczas bezpłatnej oceny.
Kto składa reklamacje u przewoźnika?
Wybierasz. Możemy złożyć je w Twoim imieniu na podstawie pełnomocnictwa albo przekazać Ci gotowe pisma z wyliczeniem i dowodami. W obu przypadkach to Ty decydujesz, które pozycje zgłaszamy.
Wysyłam przez Allegro, Apaczkę lub Furgonetkę. Czy to też?
Tak. Dopłaty pojawiają się wtedy w rozliczeniach pośrednika, np. w saldzie Allegro, a reklamację składa się zwykle przez pośrednika. Analizujemy jego rozliczenia razem z danymi nadania.
Czy to zaszkodzi relacji z kurierem?
Reklamacja rozliczenia to standardowa procedura przewidziana w umowach i regulaminach przewoźników. Dobrze udokumentowane zgłoszenie jest dla opiekuna klienta łatwiejsze do rozpatrzenia niż ogólna skarga.
Czy muszę zmieniać przewoźnika lub system?
Nie. Pracujemy na eksportach z panelu przewoźnika i Twojego systemu sprzedaży lub wysyłek. Nie potrzebujemy dostępu do Twoich systemów.
Od jakiej skali to ma sens?
Zwykle od kilkuset paczek miesięcznie. Przy mniejszym wolumenie powiemy wprost podczas wstępnej oceny, jeśli audyt się nie opłaci.
A inne rozliczenia — spóźnione płatności klientów, energia, leasing?
Główną specjalizacją są rozliczenia kurierskie. Wyliczamy też rekompensaty 40 euro i odsetki handlowe od faktur, które Twoi klienci zapłacili po terminie. Inne obszary oceniamy indywidualnie — opisz je w formularzu.
Poradniki
Inne rozliczenia, które możemy ocenić
Sprawdźmy Twoje
faktury kurierskie.
Opisz krótko swoje wysyłki. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego i umówimy krótką rozmowę o wstępnej ocenie.
kontakt@kontrolarozliczen.pl