Nienaliczony bonus progowy
Obrót przekroczył próg z umowy, a premia nie została rozliczona albo naliczono ją według niższego progu.
Audyt rozliczeń z dostawcami i klientami
Odzyskujemy pieniądze, które firma traci na fakturach.
Bonusy i rabaty, których dostawca nie naliczył. Rekompensaty 40 euro i odsetki od klientów, którzy płacą po terminie. Podwójne płatności, opłaty bez podstawy w umowie, błędne stawki za energię, leasing czy abonamenty. Porównujemy faktury z umowami i cennikami, a każdą różnicę zamieniamy w gotowe wezwanie lub reklamację. Płacisz tylko procent od pieniędzy, które faktycznie wrócą do firmy.
Bez odzysku nie płacisz za audyt. Nie jesteśmy powiązani z żadnym dostawcą.
Bonus kontra umowa
Bonus roczny za obrótPrzykład fikcyjny, kwoty netto
Bonus należny według umowy37 200 zł
Bonus naliczony przez dostawcę24 800 zł
Do odzyskaniaPróg 1,2 mln zł osiągnięty, naliczono stawkę niższego progu12 400 zł
Każda pozycja z dowodem.
Wezwanie gotowe do wysłaniaZ podstawą w umowie i wyliczeniem
FAKTURA → UMOWA → ZWROT
Bezpłatna wstępna ocenaWynagrodzenie tylko od odzyskanych kwotNDA przed przekazaniem danychBez zmiany dostawców i systemów
Gdzie uciekają
pieniądze?
Wybierz rodzaj rozliczeń i zobacz nieprawidłowości, które sprawdzamy w audycie.
Warunki handlowe są zapisane w umowach i aneksach, ale rozliczenie bonusu zależy od tego, czy ktoś policzy obrót i dopilnuje wypłaty.
Zła podstawa rabatu
Rabat retro policzony od obrotu pomniejszonego o pozycje, których umowa nie wyłącza, albo od niewłaściwego okresu.
Rabat nieuwzględniony w cenie
Rabat zakupowy lub promocyjny z warunków handlowych nie pojawił się na fakturze.
Bonus naliczony, ale niewypłacony
Dostawca potwierdził premię, lecz nie wystawił korekty ani nie skompensował jej z należnościami.
Pominięte zakupy z grupy
Obroty innej spółki, oddziału lub sklepu nie zostały wliczone do podstawy, choć umowa je obejmuje.
Stare warunki po zmianie umowy
Po podpisaniu aneksu dostawca nadal rozlicza bonusy według poprzednich progów i stawek.
Ustawa daje Ci pieniądze za każdą fakturę zapłaconą po terminie, ale nikt ich nie wypłaci sam. Te pozycje najczęściej przepadają w rejestrach sprzedaży.
Nienaliczona rekompensata
Faktura zapłacona choćby dzień po terminie daje prawo do 40, 70 lub 100 euro — niezależnie od długości opóźnienia. Większość firm nigdy jej nie dolicza.
Odsetki ustawowe zamiast handlowych
Noty odsetkowe liczone według zwykłych odsetek ustawowych za opóźnienie, choć w transakcjach handlowych przysługuje wyższa stopa: referencyjna NBP + 10 punktów procentowych.
Wpłaty częściowe bez odsetek
Klient zapłacił w kilku ratach po terminie, a odsetki od pozostałego salda nie zostały wyliczone.
Krótkie opóźnienia „nieopłacalne” do dochodzenia
Kilka dni spóźnienia daje niewielkie odsetki, ale pełną rekompensatę. Przy setkach faktur rocznie to realna kwota.
Terminy dłuższe niż 60 dni
Termin płatności powyżej 60 dni jest dopuszczalny tylko wyjątkowo, a gdy duża firma płaci małej lub średniej — wcale. Odsetki mogą wtedy należeć się wcześniej.
Roszczenia, które zaraz się przedawnią
Trzyletni termin kończy się z końcem roku kalendarzowego. Faktury z najstarszego roku warto sprawdzić przed 31 grudnia.
Setki faktur od dziesiątek dostawców, korekty, płatności zbiorcze i potrącenia. Pojedynczy błąd łatwo przeoczyć, a przy dużym wolumenie zakupów szybko kosztuje.
Podwójna płatność
Ta sama faktura opłacona dwa razy — np. z oryginału i duplikatu, z KSeF i z poczty albo po zmianie numeru rachunku dostawcy.
Nierozliczone korekty
Dostawca wystawił fakturę korygującą, ale kwota nie została potrącona ani zwrócona.
Cena wyższa niż w zamówieniu
Na fakturze cena jednostkowa wyższa niż w umowie, ofercie lub zamówieniu.
Ilość niezgodna z przyjęciem
Zafakturowano więcej towaru lub usług, niż wynika z dokumentu przyjęcia czy protokołu odbioru.
Opłaty dodatkowe bez podstawy
Transport, opakowania, obsługa zamówienia czy opłata logistyczna, których umowa nie przewiduje.
Zapomniane nadpłaty
Salda na plus u dostawców po zwrotach i korektach, których nikt nie odebrał ani nie rozliczył.
Faktura za energię ma kilkanaście składników opłat, a część z nich zależy od taryfy, mocy umownej i odczytów. Błąd w jednym parametrze powtarza się co miesiąc.
Cena niezgodna z umową
Stawka za energię wyższa niż w umowie sprzedaży — np. po przedłużeniu umowy, zmianie cennika lub zakończeniu okresu z ceną stałą.
Odczyty szacunkowe
Rozliczenie według prognozy zamiast rzeczywistego zużycia i brak późniejszej korekty po odczycie.
Nieoptymalna moc umowna
Moc umowna wyższa niż faktycznie potrzebna albo opłaty za jej przekroczenie, których można było uniknąć.
Energia bierna
Opłaty za ponadumowny pobór energii biernej — często sygnał, że kompensacja w zakładzie nie działa prawidłowo.
Niewłaściwa grupa taryfowa
Punkt poboru rozliczany w taryfie, która nie pasuje do profilu zużycia firmy.
Podwójne obciążenia po zmianie sprzedawcy
Ten sam okres i punkt poboru rozliczony przez starego i nowego sprzedawcę albo nienaliczona korekta końcowa.
Umowa leasingu i najmu floty to harmonogram, tabela opłat, ubezpieczenia i rozliczenie końcowe. Każdy z tych elementów może odbiegać od tego, co podpisano.
Rata niezgodna z harmonogramem
Zmiana stopy referencyjnej uwzględniona od złej daty albo rata wyższa niż w obowiązującym harmonogramie.
Opłaty spoza tabeli
Opłaty administracyjne, za zgody, duplikaty czy monity w kwotach wyższych niż w tabeli opłat i prowizji.
Ubezpieczenie po terminie
Składka naliczana po zakończeniu umowy, po wykupie albo mimo przedstawienia własnej polisy.
Przekroczenie limitu kilometrów
Dopłata za przebieg policzona od niewłaściwego stanu licznika lub limitu z umowy.
Obciążenia za szkody przy zwrocie
Koszty napraw wykraczające poza normalne zużycie bez protokołu, zdjęć czy wyceny zgodnej z umową.
Karty paliwowe
Rabat z umowy flotowej nienaliczony albo transakcje, które nie dotyczą pojazdów z floty.
Opłaty cykliczne płyną automatycznie, a umowy przedłużają się same. Bez okresowego przeglądu płacisz za usługi, z których nikt już nie korzysta.
Licencje dla byłych pracowników
Konta w systemach i narzędziach SaaS nadal opłacane po odejściu pracownika lub zakończeniu projektu.
Automatyczne przedłużenie drożej
Umowa przedłużyła się na kolejny okres w cenie wyższej niż uzgodniona albo bez rabatu z pierwszego okresu.
Cena po promocji
Po okresie promocyjnym naliczana jest stawka wyższa, niż przewiduje umowa lub cennik.
Usługi dodane bez zamówienia
Pakiety, opcje i usługi dodatkowe w telekomunikacji lub oprogramowaniu aktywowane bez zgody firmy.
Nieużywane numery i karty SIM
Abonamenty na numery, łącza i urządzenia, których nikt nie używa od miesięcy.
Dublujące się subskrypcje
To samo narzędzie kupione osobno przez kilka działów, zamiast jednej umowy firmowej.
Dopłaty po kilka czy kilkadziesiąt złotych pojawiają się w rozliczeniach nawet po kilku tygodniach. Pojedynczo nie opłaca się o nie walczyć, a razem to realne pieniądze. Nie musisz pisać kilkunastu reklamacji dziennie — przygotujemy je za Ciebie.
Stawka spoza cennika
Po zmianie cennika lub aneksu rabat nie został naliczony, a paczki rozliczono według stawek standardowych.
Dopłaty bez podstawy
Dopłata gabarytowa, paliwowa, za niestandardowy kształt lub korektę adresu — naliczona, choć warunki z umowy nie były spełnione.
Zawyżona waga i wymiary
Przewoźnik przyjął wagę lub gabaryt wyższy niż w danych nadania, a paczka wpadła w droższy próg.
Podwójne obciążenia
Ta sama przesyłka na dwóch fakturach albo dwa razy w jednej specyfikacji — także po korektach i zwrotach.
Usługi, których nie było
Dopłata za podjazd kuriera, który nie przyjechał, ubezpieczenie, SMS czy pobranie naliczone przy przesyłkach, które ich nie wymagały.
Nierozliczone reklamacje
Uznana reklamacja bez korekty na kolejnej fakturze albo zwrot w kwocie niższej niż uznana.
Przykłady typowych rozbieżności. Nie każda różnica okazuje się nadpłatą — dlatego każdą pozycję sprawdzamy z umową i danymi źródłowymi.
Każda złotówka
z dowodem.
Nie wysyłamy kontrahentowi przypuszczeń. Dla każdej pozycji wskazujemy fakturę, zapis w umowie i wyliczenie. Dzięki temu wezwanie lub reklamacja ma realną szansę na uznanie.
Przykłady są fikcyjne i nie przedstawiają wyników klientów.
Notatka z weryfikacjiDo reklamacji
Bonus według niższego progu
Obrót roczny: 1 240 000 zł, próg 3% od 1 200 000 zł osiągnięty. Dostawca naliczył bonus 2%.
- Różnica
- 12 400 zł netto
- Podstawa
- Umowa bonusowa + zestawienie obrotów
- Kolejny krok
- Wezwanie do dopłaty bonusu
Pozycja trafia do raportu z kompletem dowodów i może zostać zgłoszona dostawcy.
Płacisz tylko
za odzyskane pieniądze.
Pracujemy w modelu success fee. Ryzyko, że audyt nic nie znajdzie, jest po naszej stronie.
0 zł
Wstępna ocena
Sprawdzamy próbkę faktur i mówimy, czy pełny audyt ma sens. Bez zobowiązań.
% od odzysku
Audyt i reklamacje
Wynagrodzenie to uzgodniony procent od kwot faktycznie zwróconych, dopłaconych lub skorygowanych przez kontrahenta. Wysokość ustalamy w umowie przed startem, zależnie od zakresu.
0 zł
Brak odzysku
Jeśli kontrahent niczego nie zwróci ani nie skoryguje, nie płacisz za audyt.
Jak pracujemy?
Od pierwszej rozmowy do zwrotu na koncie. Ty decydujesz, które pozycje zgłaszamy kontrahentowi.
- 01
Rozmowa i NDA
Ustalamy obszar, okres i dostępne dane. Podpisujemy umowę o poufności, zanim przekażesz jakikolwiek plik.
- 02
Analiza faktur
Porównujemy faktury i płatności z umową, cennikami, aneksami i warunkami bonusowymi — pozycja po pozycji.
- 03
Raport z dowodami
Otrzymujesz listę rozbieżności z podstawą i wyliczeniem. Oddzielamy pewne pozycje od wymagających danych.
- 04
Wezwania i rozliczenie
Przygotowujemy wezwania i reklamacje z wyliczeniem. Wysyłasz je sam albo prowadzimy sprawę w Twoim imieniu na podstawie pełnomocnictwa. Rozliczamy się dopiero po zwrocie.
Na odzyskanie pieniędzy masz ograniczony czas.
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po trzech latach, a termin kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego). Umowy z dostawcami często wyznaczają własne, znacznie krótsze terminy reklamacji. Im później sprawdzisz rozliczenia, tym większa część nadpłat przepada.
Co przygotować?
Na wstępną ocenę wystarczy opis sytuacji, a potem faktury z jednego okresu i umowa, której dotyczą. Pełny komplet uzgadniamy po podpisaniu NDA.
Pobierz listę dokumentówFaktury i płatnościEksport z systemu księgowego (CSV, XLSX lub PDF)
↗Umowa, cenniki i aneksyTakże warunki rabatów i bonusów w badanym okresie
↗Dane źródłoweNp. obroty, terminy płatności, odczyty liczników
↗Kto prowadzi audyt?
[UZUPEŁNIJ: imię i nazwisko]
Audytor rozliczeń firmowych.
Audyt prowadzi jedna osoba od pierwszej rozmowy do rozliczenia reklamacji. Rozmawiasz z tym, kto analizuje Twoje faktury — bez przekazywania sprawy między działami.
- Podpisujemy NDA przed przekazaniem danych i umowę powierzenia, jeśli pliki zawierają dane osobowe.
- Dane wykorzystujemy wyłącznie do audytu i usuwamy po zakończeniu współpracy.
- Nie jesteśmy powiązani z żadnym dostawcą ani pośrednikiem.
Pytania przed rozpoczęciem
Ile kosztuje audyt?
Wstępna ocena jest bezpłatna. Za pełny audyt płacisz uzgodniony procent od kwot, które kontrahent faktycznie zwróci, dopłaci lub skoryguje. Jeśli nic nie zostanie odzyskane, nie płacisz za audyt. Wysokość procentu zapisujemy w umowie przed rozpoczęciem pracy.
Czy audyt gwarantuje zwrot pieniędzy?
Nie. Decyzję o uznaniu wezwania lub reklamacji podejmuje kontrahent, a wynik zależy od umowy i kompletności danych. Właśnie dlatego wynagrodzenie zależy od faktycznego odzysku, a nie od liczby wykrytych różnic.
Jakie rozliczenia sprawdzacie?
Rabaty i bonusy od dostawców, faktury i płatności (podwójne przelewy, korekty), rekompensaty 40 euro i odsetki od klientów płacących po terminie, rozliczenia energii i mediów, leasingu i floty, abonamentów oraz faktury kurierskie. Możliwość analizy konkretnych dokumentów potwierdzamy podczas bezpłatnej oceny.
Kto wysyła wezwania i reklamacje?
Wybierasz. Możemy przekazać Ci gotowe pisma z wyliczeniem i dowodami albo, na podstawie pełnomocnictwa, wysłać je w Twoim imieniu i prowadzić korespondencję z kontrahentem — bez dodatkowej opłaty. Pieniądze zawsze wpływają bezpośrednio na Twoje konto, a ugodę zawieramy tylko za Twoją zgodą. Reprezentujemy Cię poza sądem; jeśli sprawa trafi do sądu, prowadzi ją adwokat lub radca prawny.
Czy to zaszkodzi relacji z dostawcą lub klientem?
Rzeczowe wezwanie z wyliczeniem i podstawą w umowie to standardowa praktyka między firmami. Łatwiej je rozpatrzyć niż ogólną skargę. Przy rekompensatach od klientów sam decydujesz, wobec których firm ich dochodzić.
Czy muszę zmieniać system lub dostawcę?
Nie. Pracujemy na eksportach z Twojego systemu księgowego i dokumentach, które już masz. Nie potrzebujemy dostępu do Twoich systemów.
Od jakiej skali to ma sens?
Zwykle gdy firma ma stałych dostawców z umowami rabatowymi, regularne koszty powyżej kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie albo klientów, którzy często płacą po terminie. Jeśli audyt się nie opłaci, powiemy to wprost podczas wstępnej oceny.
Poradniki
Obszary audytu
Sprawdźmy Twoje
rozliczenia.
Opisz krótko, co chcesz sprawdzić. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego i umówimy krótką rozmowę o wstępnej ocenie.
kontakt@kontrolarozliczen.pl